أنا متأكد من أن لدينا جميعًا تجربة توفر فترة زمنية معينة ، ومهام قائمة المهام أو الأهداف التي نريد تحقيقها في ذلك الإطار الزمني ، فقط للالتفاف في نهاية تلك الفترة حان الوقت للاستمتاع بالتجربة المحبطة المتمثلة في عدم إنجاز ما يكفي تقريبًا مما اعتقدنا أنه يمكننا ذلك. ماذا حدث؟ أين كل وقت تذهب؟ يمكن أن يكون هذا في حياتنا الشخصية / العائلية أو وظائفنا أو أعمالنا.
يرجع الكثير من الإحباطات الناتجة عن ذلك إلى توقعاتنا بشأن ما يمكننا تحقيقه في هذا القدر من الوقت بشكل كبير جدًا وغير واقعي. عندما نتمكن من النظر إليها بشكل أكثر موضوعية ، يمكن أن تقلل من التوتر في حياتنا ، وتعطي المزيد من الشعور بالإنجاز عندما نصل إلى أهدافنا.
لنفترض أن لديك 6 ساعات متاحة للقيام بمشروع معين. حدد أولويات المهام التي تريد القيام بها ، على أن يكون رقم واحد هو الأولوية القصوى. حدد الآن في يومك المعتاد ، ما هي النسبة المئوية في ذلك الوقت التي يتم عادةً "إخماد الحرائق" إذا كان ما يقرب من ثلث وقتك هو هذا النوع من العمل / الموقف ، فاخصم هذا المقدار من الوقت وساعاتك الأصلية البالغ 6 ساعات مطروحًا منها ساعتان من إخماد الحرائق ، سيمنحك 4 ساعات عمل.
الآن ، ضع في اعتبارك أن متوسط المقاطعة سيستغرق حوالي 8 دقائق للتعامل معه قبل أن تعود عقليًا إلى حيث كنت قبل الانقطاع. كم عدد الانقطاعات المعتادة في يومك؟ لنفترض أنك حصلت على 10 مقاطعات ، 80 دقيقة. الآن قم بطرح تلك الثمانين دقيقة من الأربع ساعات الخاصة بك ، والآن لديك أكثر من ساعتين بقليل لمحاولة تحقيق ما كنت تعتقد أنه لديك بالفعل 6 ساعات للقيام به. فهل من المستغرب لماذا لم ننجز الكثير كما كنا نأمل؟ أعتقد أن هذا سيقلل من الإحباط بمجرد معرفة ذلك ، وسيسمح لنا بالتخطيط ليومنا بأهداف أكثر واقعية. إذا تمت إضافة شيء ما إلى قائمة المهام الخاصة بنا ، فيجب إذن توفير شيء آخر لإفساح المجال.
ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي يمكن القيام بها للمساعدة. مجرد النظر إلى هذا قد يساعدك في تحديد مصادر الوقت الضائع. هل هناك أي شيء يمكن القيام به لتقليل الحاجة إلى "إطفاء الحرائق"؟ هل هناك أنواع من الإجراءات الوقائية التي يمكن اتخاذها للحد منها على الأقل؟
ماذا عن الانقطاعات؟ هل يمكن استخدام البريد الصوتي للهاتف بدلاً من الرد على الهاتف؟ ثم عندما تحتاج إلى إعادة المكالمات ، فقم بإجراءها كمجموعة ، واحدة تلو الأخرى. ماذا عن البريد الإلكتروني؟ هل يجب عليك الرد على رسائل البريد الإلكتروني خلال هذا الإطار الزمني؟ مرة أخرى ، حاول تجميع المهام المماثلة معًا ، عندما تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني ، تعامل معها كلها مرة واحدة بدلاً من الثانية التي تصل فيها إلى صندوق الوارد الخاص بك.
ثم أدرك ، ما كنت تعتقد أنه 6 ساعات لديك ، في الواقع ربما كان أكثر من ذلك بقليل 2. هاجم قائمة المهام الخاصة بك بأولوية قصوى ، ثم امنح نفسك الفرصة للعمل بأفضل ما لديك في تلك الساعتين اللتين كان لديك ، وهذا في الواقع ، لقد قمت بملء 6 ساعات ، وربما يكون لديك فهم أفضل لما ذهبت إليه. ستساعد معرفة ذلك في تقليل التوتر والإحباط الناتج عن محاولة تحقيق ما قد لا يكون ممكنًا ، وإعطاء تخطيطك نهجًا أكثر واقعية.
ZZZZZZ