إجراءات إعادة الاكتشاف لبناء أنظمة إدارة فعالة: المرحلة الخامسة المؤلف: كريس أندرسون

الجزء الأول من السلسلة: http://www.bizmanualz.com/articles/01-13-05_Systems_Discovery.html؟src=ART42

الجزء الثاني: http://www.bizmanualz.com/articles/01-18-05_Systems_Planning.html؟src=ART43

الجزء الثالث: http://www.bizmanualz.com/articles/01-27-05_Systems_Development.html؟src=ART44

المرحلة الرابعة: http://www.bizmanualz.com/articles/02-04-05_Systems_Implementation.html؟src=ART45

الآن ننتقل إلى المرحلة النهائية: إعادة الاكتشاف.

صادف العام الماضي الذكرى المئوية الثانية لبعثة لويس وكلارك الاستكشافية ، وكُتب الكثير عن رحلتهم الرائعة عبر نهر ميسوري والمحيط الهادئ. تم تسمية هذه المجموعة من المستكشفين على نحو مناسب باسم The Corps of Discovery. في الواقع ، قام الفيلق برحلتين ، الأولى هي عودتهم. من المحتمل أن رحلة العودة غير المعلنة كانت أكثر كاشفة وثاقبة من رحلة العودة ، مما أتاح لهم فرصة لإعادة اكتشاف ما رأوه بالفعل برؤية أوضح.

في هذا الإطار الذهني ستشرع مؤسستك في مرحلة إعادة الاكتشاف لبناء نظام إدارة فعال.

سياسات وإجراءات الإدارة

تكمل مرحلة إعادة الاكتشاف حلقة المشروع بأكمله ، ثم تتداخل مع مرحلة الاكتشاف العام المقبل. وهنا تكمن "الدورة التي لا تنتهي" للمشروع. تسمح مرحلة إعادة الاكتشاف لمؤسستك بالترحيل من "الإصلاح وتم الانتهاء!" عقلية إلى واحدة من التحسين المستمر لسياسات الإدارة والإجراءات الخاصة بك. في مراحل إعادة الاكتشاف / الاكتشاف ، ستقوم دائمًا بمراجعة وتقييم مؤسستك لمعرفة طرق تحسين الأداء والامتثال والفعالية.

كما هو الحال في جميع المراحل ، من الحكمة تحديد قائد مشروع لإدارة ضوابط المستندات ، وقيادة عمليات التدقيق وتقديم التقارير إلى الإدارة.

مراجعة نتائج التدقيق وإجراءات العملية

عندما نمر في الشارع لأول مرة ، تركز أذهاننا على الوصول إلى الوجهة. عند العودة ، يمكننا ملاحظة الأشياء التي فاتتنا في السابق. تسمح لنا العودة بالمرور بنفس مسار مرحلة الاكتشاف الأصلية في ضوء مختلف.

وسيشمل ذلك مراجعة نتائج التدقيق وإجراءات العملية ورضا العملاء لتحديد التعديلات الممكنة على المهمة والأهداف وخطط العمل بالإضافة إلى معايير الفعالية. سترغب في تقييم مدى ملاءمة هذه العناصر الآن بعد أن أكملت "رحلتك الخارجية" من خلال مراحل التخطيط والتطوير والتنفيذ. ماذا سترى بشكل مختلف؟ كيف ستستعد لبدء الدورة مرة أخرى العام المقبل؟

تتويجا لمشروع السياسات والإجراءات

في المرحلة الأولى ، تعلمنا كيف تحدد مؤسستك مهمة المشروع وأهدافه ومعايير الفعالية. تضمنت المرحلة الثانية تحديد متطلبات أدوات المشروع والميزانيات والجداول الزمنية لإدارة مشروعك. علمتنا المرحلة الثالثة حول تحديد واختبار العمليات داخل النظام. وفي المرحلة الرابعة تعلمنا عن التعلم. إذن الآن ستبلغ مرحلة إعادة الاكتشاف ذروتها المشروع الذي بدأ منذ 6-12 شهرًا (بالتأكيد يمر الوقت بسرعة ، أليس كذلك؟). ومع اكتمال هذه المراحل الخمس ، ربما تكون قد اضطلعت بعملية طويلة جدًا - ولكنها أيضًا ستقودك إلى بناء (وصيانة) نظام إدارة فعال.

لديك الإذن بنشر هذه المقالة مجانًا ، طالما تم تضمين موارد الصندوق مع هذه المادة. إذا قمت بتشغيل مقالتي ، فسيكون الرد المجاملة على sean@bizmanualz.com موضع تقدير كبير. هذه المقالة هي 502 كلمة طويلة بما في ذلك موارد الصندوق. شكرا على اهتمامك.

ZZZZZZ